課外活動の再開に伴う手続きについて(第2報)

本学では2月27日(木)より、学内外を問わず「学生団体が学内外で行う通常の活動、合宿、対外試合、発表会や講演会などの行事」、「参加者が多く見込まれるイベントへの参加またはイベントの主催」、「その他懇親会など、参加者同士の濃厚接触の可能性の高い内容を伴うイベントや行事」について禁止とする措置を継続してきましたが、学生団体の課外活動について、下記の手続き手順に沿って段階的な活動再開を認めていくことになりました。

なお、活動再開にあたって、感染拡大防止の観点から各団体に遵守していただきたい事項をまとめたガイドラインを定めました。
つきましては、活動再開までの手順を以下のとおり示しますので、活動再開を希望する団体は必ずしてください。

1.活動再開の対象
・学生本部団体(学友会総務部/文化会本部/体育会本部/藍蓼祭実行本部)
・文化会所属クラブ
・体育会所属クラブ
※感染拡大防止を目的とした段階的な活動再開のため、届出団体(サークル)については一定期間経過後に再開することとします。再開時期は改めて通知します。

2.活動再開に係る手続き
活動を再開するには、以下(1)~(4)の手続きを行う必要があります。

(1)課外活動再開に関する説明会(オンライン開催)に出席してください
【説明会日時】
下記の3日間で全てオンライン(ZOOM)で行います。
①2020年12月4日(金)16:30~(※90分程度)
②2020年12月7日(月)16:30~(※90分程度)
③2020年12月8日(火)16:30~(※90分程度)
※説明内容は同一ですので、いずれか1日に出席してください。
※説明会に出席ない団体は活動再開対象となりません。
※届出団体(サークル)を対象とした説明会は、別途開催します。

【出席人数】
団体代表者+副代表者、主務等の部員1~2名を加えた計3名程度

【出席申込方法】
説明会への出席はこちら(Googleフォーム)から申し込んでください。
※申込は@bunkyoのアカウントからのみ可能です。

【説明会資料】
・課外活動再開に関する説明会配付資料
※説明会参加前に必ずダウンロードしておいてください。

(2)「2020年度団体継続手続き」を行ってください
※「活動再開計画書」の作成前に、必ず「2020年度団体継続手続き」の申請を完了させる必要があります。2020年度団体継続手続きの案内はこちらから確認してください。
※本件案内前に既に団体継続手続きを完了している場合は、再度の手続きは必要ありません。(3)の手続きに進んでください。

(3)「活動再開計画書」をフォームから提出してください
・(様式)活動再開計画書
・(様式)活動参加者名簿(再開計画書添付用)
活動再開計画書作成等に関する質問はこちらの質問フォームで受け付けます。
※必ず提出前に顧問のチェックを受けてください。

活動再開計画書提出フォームから、入力したファイルをアップロードしてください。
※提出された「活動再開計画書」は、感染拡大を防止し、安全に活動できるかを慎重に審査します。提出したからと言って活動が認められるわけではありません。
※審査には7日程度を見込んでいます。審査結果は、代表者に連絡します。

(4)「保証人同意確認書」をフォームから提出してください
・(様式)保証人同意確認書
※「活動再開計画書」の提出後、再開を許可されてから作成してください。

※活動に参加する学生全員分の提出が必要です。許可を受けた「活動再開計画書」を基に、保証人に説明し、保証人の理解を得られた場合に保証人の自署、捺印を受けてください。
※各学生が受けた「保証人同意確認書」を団体ごとに取りまとめ、提出状況を常時把握してください。
※団体ごとに取りまとめた保証人同意確認書をデータ化(PDFまたは画像)してフォームから提出してください。
※データは可能な限り、提出する全ての確認書を1ファイルにまとめてください。
保証人同意確認書提出フォームから、ファイルをアップロードしてください。

2.実際に活動する際の手続き
活動再開計画書を提出し、再開の許可が出た団体は、活動の都度以下の手続きを取ってください。

(1)
「活動許可願」及び「活動参加者名簿」をフォームから提出してください
・(様式)活動許可願
・(様式)活動参加者名簿
※「活動許可願」は活動希望日の7日前までに、活動許可願提出フォームから提出してください。活動許可願に併せて、活動参加者名簿も提出する必要があります。

※活動参加者名簿に記載できるのは、保証人承諾書が提出されている学生のみです。
※申請を受け付けたのち、施設の調整を行います。活動希望日の3日前に活動可否を連絡します。
※原則として先着順で受け付けますが、複数の活動希望団体がある場合には調整を行います。提出すれば必ず希望通り活動できるわけではありません。あらかじめご了承ください。

(2)活動後に「活動報告書」をフォームから提出してください
・(様式)活動報告書
※「活動報告書」は活動後3日以内に、活動報告書提出フォームから提出してください。

※顧問が活動に立ち会っていない場合には、活動の様子を撮影した動画の提出も必要です。