Office365メールの利用について

Office365の基本操作
  1. サインイン
  2. サインアウト
Office365の使い方(基礎)
  1. Office365ウインドウの画面構成
  2. 電子メールの作成と送信
  3. 電子メールを読む
  4. 電子メールの返信
  5. 電子メールの転送
  6. ファイルの添付とダウンロード
   ファイルの添付
   ダウンロード
Office365の使い方(応用)
  1. 電子メールの整理
   削除
  2. 電子メールの振り分け
   フォルダの作成方法
   メールの振り分け方法
  3. アドレス帳の利用
   4. 署名

 

Office365の基本操作
1. サインイン
以下のURLへアクセスします。
http://mail.office365.com
(越谷キャンパスのトップページからリンクがついています。)

以下の項目を入力し、サインインをクリック。
Office365メールアドレス : メールアドレス(例: example@k.bunkyo.ac.jp)
パスワード : 学内のパソコンにログインする時のパスワード(または変更したパスワード)



以下の画面が表示された場合、「メール」をクリックします。



メール画面が表示されました。



2. サインアウト
サインアウトするにはOffice365ウインドウ右上にあるをクリックし、【サインアウト】を選択します。



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Office365の使い方(基礎)
1. Office365ウインドウの画面構成
サインインすると、以下の【フォルダー】【受信トレイ】【その他】等の画面が表示されます。



@【受信トレイ】は新規に到着したメールが入るフォルダ
A【送信済みアイテム】は送信したメールが入るフォルダ
Bユーザが作成したフォルダは受信したメールを振り分けて保存するためのフォルダです。


Cウインドウ中央の部分には、選択されたフォルダ内のメール情報(件名、送信者、送信日時・受信日時)の一覧が表示されます。
D件名や送信者をクリックすると、メール本文がページ右部に表示されます。




また、【その他】を選択すると、【お気に入り】や自分のIDの【受信トレイ】等のフォルダが表示されます。



2. 電子メールの作成と送信

メールの送信方法
1) ページ上部の【新規作成】をクリックするとメール作成用の新しいウィンドウが右側に表示されます。


2) 宛先、CC、件名を指定します。各欄をクリックすると入力できる状態を示すカーソルが点滅するので、それぞれ書き込みます。
なお、宛先やCC 欄は過去に入力したことがあるメールアドレスは、入力しはじめると一覧表示されます。間違って入力したアドレスも表示されるので注意してください。
【宛先】には、メールアドレスを半角で指定してください。
複数の宛先を指定する場合はメールアドレスを【;】(セミコロン)で区切ってください
(または、一つ目のアドレスを入力し終わった際に【Enter】を押すと自動的に【;】が入力されます)。
【CC】には、作成したメールを第三者に知らせておきたい場合にその宛先を指定します(宛先同様、【;】で区切れば複数の宛先を指定することができます)。
【件名】には、用件を簡潔に書き込みます。(日本語が使用できないこともあるのでご注意ください)。

3)【件名】の下の広い欄(本文入力スペース)をクリックし、メッセージ(本文)を書き込みます。
4) 本文作成後、【宛先】の上にある送信アイコンをクリックすると、送信することができます。



宛先の違い
電子メールを送るときに使う宛先には3つの種類があります。それぞれの意味は、以下の通りです。
@宛先
そのメールを最も読んでもらいたい人に送信する場合
ACC
返事を要求しないけれども、宛先に送ったメールの内容を知っておいて欲しい人に送信したい場合
BBCC
同じメールを送信するが、宛先やCCを送った人にメールアドレスを通知したくない場合
宛先、CC に書いたメールアドレスは、そのメールアドレスに届いた電子メールのヘッダ部には全て表示されてしまい、互いのメールアドレスを教えてしまうことになります。
BCCを使えば、お互いのメールアドレスを公開することなく、同じ内容のメールを一度に送ることができます。
BCCを表示するには画面上部の【…】をクリックし、【BCC を表示】を選択します。

3. 電子メールを読む
Office365 ウインドウ中央部の受信トレイで、対象のメール情報をクリックするとページ右側に内容が表示されます。



4. 電子メールの返信
返信はメールの差出人に返事を書きたい場合に利用します。
返信の特徴は、相手の宛先を指定する必要がない(自動的に設定してくれる)ので手続きが簡単になり、宛先のキー入力の間違いもなくなります。
また、差出人のメール内容を引用してメッセージを構成できるという利点もあります。

返信の手順
1) 返信する相手のメールを選択している状態(反転表示)にします。
2) ▼ボタンをクリックし、【返信】を選択し、返信メール編集ウィンドウを開きます。
3) 本文に返事のメッセージを書き、【送信】ボタンをクリックし返信します。
(相手のメール本文や差出人情報が引用されて表示されるので不必要な部分は削除し、メッセージを書き加えてください。)





受信したメールに複数の宛先やCCが入っていた場合、
【全員に返信】ボタンをクリックすると、全ての宛先やCCにメールを返信することができます。



5. 電子メールの転送
メールの転送とは、届いたメールの内容を第三者に伝える場合に利用する機能です。

転送の手順
1) 転送するメール本文を右側に表示させた状態で、▼ボタンをクリックし、【転送】を選択します。
2) メール送信ウインドウが表示されるので転送する【宛先】や【件名】を指定し、メッセージを加えて送信します。
なお、メールを転送する場合には、メールの内容を第三者に公開するのでプライバシーの問題を認識しておく必要があります。





6. ファイルの添付とダウンロード
データファイルをメールに送付するには
テキスト以外のデータ――文書、画像など――をメールに添付して送ることができます。
添付して送るには、相手が同じアプリケーションソフトを持っていないと添付したファイルを扱うことが出来ないので、ファイルを送る際には相手に確認しておく必要があります。
また、大きなサイズのファイルを送るとネットワークやメールサーバー等に負荷をかけ過ぎる場合があるので、ファイルを分割するか圧縮ソフトでファイルを圧縮して送る必要があります。
(ただし、分割して送ったファイルを相手のメールソフトがダウンロードできない場合、あるいは圧縮ファイルを解凍できない場合があるので相手に確認を取った方がよいです。)

手順
1) メール作成ウインドウで、【添付】ボタンをクリックして、添付したいファイルの場所を選択します。
(パソコン内や USB などの場合【コンピューター】をクリックします。)





2) ファイルの選択ダイアログが表示されるので、添付するファイルを選択して【開く】ボタンをクリックします。



3) 以下の画面が表示されるので、【コピーとして添付】をクリックします。



4) 添付ファイル欄にファイル名が表示されます。その後、通常のメール作成の要領でメールを作成し、送信します。
     


添付されたファイルのダウンロード
受信したメールに添付ファイルがある場合には、メール情報に添付ファイルアイコン(クリップの形をしたアイコン)が表示されます。ダウンロードは、以下の手順で行えます。

1) 添付されたファイルのファイル名右横の ∨ をクリックする。



2) 【ダウンロード】をクリックします。



3) ファイルのダウンロード方法を確認してくるので、必ず【保存】をクリックし、ダウンロード後は必ず×【閉じる】をクリックしてください。
ここで、【開く】や【ファイルを開く】などをクリックするとウィルスに感染する可能性があるので、一度保存しましょう。



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Office365の使い方(応用)
1. 電子メールの整理
届いたメールが増えるにしたがい、メールを整理しないと収拾がつかなくなります。
メールを整理するには、削除する方法とフォルダに振り分けて分類する方法があります。
届いたメールを保存しておけばメールの内容を再利用することもできるので便利です。

削除
メールを削除するには【削除済みアイテム】フォルダへメールを移動します。
【削除済みアイテム】フォルダへの移動は削除したいメールを右クリックし【削除】、もしくはメールを選択した状態(右側で該当メールの内容が表示されている)で、上部の【削除】を選択します。
また、削除したいメールをドラッグし、【削除済みアイテム】フォルダに移しマウスを離す(ドロップする)ことでもできます。





実際にメールが削除されるのは、【削除済みアイテム】フォルダを右クリックし【すべて削除】、もしくは上部の【すべて削除】を選択した場合です。



削除する前であれば【削除済みアイテム】にあるメールを右クリックし【移動】、もしくはドラッグアンドドロップで再び移動し、復活させることもできます。



2. 電子メールの振り分け
フォルダにメールを振り分ける場合には、振り分け設定を行う時に新しいフォルダを作成するか、あらかじめフォルダを作成しておくこともできます。
振り分け方法には、手動と自動とによる分類があります。振り分けの手順は、以下の通りです。

フォルダの作成方法
フォルダを作成するにはOffice365 メール画面、左の欄のユーザ名を右クリックし、【フォルダーの新規作成】をクリックします。
また、【受信トレイ】やその他のフォルダを右クリックして【フォルダーの新規作成】を行うと、それぞれのフォルダの中に新しいフォルダを作成することができます。



新規フォルダ作成ダイアログが左欄に表示されたら、フォルダ名を入力します。



メールの振り分け方法
手動でメールを振り分ける場合は、メール情報一覧を表示している時点で対象のメールをドラッグし、振り分けるフォルダへ移動し、マウスのボタンを離します。(メールをドロップする)
自動的に振り分けを行う場合は、あらかじめ振り分ける条件を指定しておく必要があります。メールの振り分けは,メールの受信を確認した時点で自動的に行われます。
振り分けの条件は、ヘッダ情報の差出人(From)に含まれる文字列などを利用できます。

自動的にメールを振り分ける条件の設定方法
1) 画面右上のネジ型のアイコンをクリックし,【アプリの設定】の中の【メール】をクリックする。


2) 左側のオプションメニューが表示されたら、【メール】>【自動処理】>【受信トレイと一括処理ルール】をクリックします。
【+】マークを押し、【受信メッセージに対する新しいルールを作成する】を選択します。
(これ以外にも自分の目的に合ったルールを作成することができます。)


3) 【名前:】に振り分け設定を表す名称を入力します。
【メッセージを受信し、そのメッセージが次の条件をすべて満たす場合】の【▼】を押し、自分の設定したい振り分け設定に合うものを選びます。
ここでは例として【次の単語が含まれている場合】>【送信者のアドレス内】を選択します。


4) 単語または語句の指定を行うダイアログが表示されたら、「bibbs」などのように入力を行います。
【+】をクリックすると下段に移動するので、【OK】を押します。
  

5) 次に【次のすべてを実行する】の【▼】を押し、【移動、コピー、または削除】>【メッセージを次のフォルダに移動する...】を選択します。
フォルダの選択ダイアログが表示されるので、メールを移動させるフォルダを選択し、【OK】をクリックします。
もしくは【フォルダーの新規作成】(ユーザー名の上で右クリック)を選び、新しくメールを振り分けるフォルダを作成することもできます。




6) ルールの入力が完了したら、【OK】をクリックします。するとフィルタリングリストに設定項目が表示されます。
ここで、適用する振り分け設定にチェックを入れ【保存】ボタンを押すと,新しく来たメールを自動的に各フォルダに振り分けしてくれます。



3. アドレス帳の利用
アドレス帳はメール作成時点で宛先設定を容易にし、入力ミスを防ぐ機能を持っています。
利用するには、あらかじめメールアドレスに名前をつけて登録しておく必要があります。

Office365では、左上にあるメニューを押すと表示される【連絡先】から登録を行います。


【連絡先】をクリックすると上部に表示される【新規作成】を選択します。
姓、名、メールアドレスなど必要な項目を入力し、【保存】をクリックします。


新規宛先がアドレス帳に作成されたことを確認します。


アドレス帳に登録した宛先は、メール作成の際に【宛先】に名前もしくはアドレスの一部を入力すると自動的に補完表示されるので、目的の宛先をクリックしてください。



4. 署名
電子メールでは末尾に差出人の署名(名前、住所、電話番号など)を書き込んで送る習慣があります。
署名を作成するには、画面右上のネジ型のアイコンをクリックし,【アプリの設定】の中の【メール】をクリックします。


左側のオプションメニューが表示されたら、【メール】>【レイアウト】>【メールの署名】をクリックします。
電子メールの署名欄が表示されるので、署名内容を入力します。
新しいメールや、転送または返信するメールに自動的に署名を追加したい場合は、入力欄の下のチェックを入れます。
入力が完了したら【保存】をクリックします。


新しいメールを作成すると、自動的にメッセージ欄に入力した署名情報が反映される。



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